Automatische antwoorden, een absolute MUST!

Iedereen heeft het al eens meegemaakt: een drukke periode op het werk. Je taken stapelen op en je e-mails blijven binnenstromen. Soms ben je gewoon niet in staat om alle berichten in je mailbox snel te beantwoorden. Klanten langer laten wachten is ook geen optie. De oplossing? Een automatisch antwoord! Ben jij ook benieuwd hoe jij jouw klantenservice kunt optimaliseren met deze handige toepassing? Ontdek de voordelen hieronder!

appoint, online agenda, blog, het belang van automatische antwoorden

 

First things first

Vooraleer we de voordelen opsommen (en dit zijn er veel), leggen we graag uit wat we juist bedoelen met een automatisch antwoordsysteem. Een automatisch antwoord is een bevestigingsmail die de klant ontvangt wanneer je het te druk hebt om onmiddellijk te reageren op een bericht.

Maar hoe ziet een automatisch antwoord er precies uit? Het is belangrijk om mee te delen wanneer je contact zult opnemen met de klant. “We nemen zo snel mogelijk contact met je op” stelt de klant niet gerust. “Binnen 24 uur ontvang je een antwoord van ons” is al veel beter. De klant is op de hoogte en jij hebt meer tijd om je taken eerst af te ronden.

✅  Voordeel 1: Boost je klantenservice

Een automatisch antwoord zorgt ervoor dat de klant weet waar hij aan toe is. Het grootste voordeel is dat je de consument een duidelijk signaal geeft dat je zijn e-mail goed hebt ontvangen en dat je contact met hem zal opnemen. Niet weten wanneer je geholpen gaat worden, is voor sommige klanten zelfs vervelender dan de wachttijd zelf.

 appoint, online agenda, blog, het belang van automatische antwoorden

 

✅  Voordeel 2: Geen onnodige berichten in je mailbox

Lange wachttijden kunnen voor vervelende situaties zorgen. Wanneer een klant weet dat zijn bericht goed is ontvangen, heeft hij geen reden om aan te nemen dat hij niet wordt geholpen en wordt de frustratie tijdens het wachten sterk verminderd. Bovendien verlopen klantengesprekken ook een stuk vlotter. Win-win!

✅  Voordeel 3: Meer tijd

Een automatisch antwoordsysteem geeft je meer tijd om te reageren op vragen zodra ze binnenkomen. Je hebt het eerste antwoord al gestuurd waardoor dit voor een rustgevend gevoel zorgt. Kortom: Het bericht is in goede handen en er is meer tijd om de e-mail op te volgen.

appoint, online agenda, blog, het belang van automatische antwoorden

Conclusie

Automatische antwoorden zijn dé ideale oplossing wanneer het je niet lukt om binnen een korte tijd te reageren. Maar, het mag niet gezien worden als een vervanging voor een gepersonaliseerde reactie. Een automatisch antwoord moet de klant geruststellen en geeft meer tijd om op een gepersonaliseerde manier te reageren wanneer het minder druk is.

Ben jij ook benieuwd hoe Appoint jouw werk uit handen kan nemen? Ontdek het in deze blog!