Automatische antwoorden, een absolute MUST!

Automatische antwoorden, een absolute MUST!

Iedereen heeft het al eens meegemaakt: een drukke periode op het werk. Je taken stapelen op en je e-mails blijven binnenstromen. Soms ben je gewoon niet in staat om alle berichten in je mailbox snel te beantwoorden. Klanten langer laten wachten is ook geen optie. De oplossing? Een automatisch antwoord! Ben jij ook benieuwd hoe jij jouw klantenservice kunt optimaliseren met deze handige toepassing? Ontdek de voordelen hieronder!

appoint, online agenda, blog, het belang van automatische antwoorden

 

First things first

Vooraleer we de voordelen opsommen (en dit zijn er veel), leggen we graag uit wat we juist bedoelen met een automatisch antwoordsysteem. Een automatisch antwoord is een bevestigingsmail die de klant ontvangt wanneer je het te druk hebt om onmiddellijk te reageren op een bericht.

Maar hoe ziet een automatisch antwoord er precies uit? Het is belangrijk om mee te delen wanneer je contact zult opnemen met de klant. “We nemen zo snel mogelijk contact met je op” stelt de klant niet gerust. “Binnen 24 uur ontvang je een antwoord van ons” is al veel beter. De klant is op de hoogte en jij hebt meer tijd om je taken eerst af te ronden.

✅  Voordeel 1: Boost je klantenservice

Een automatisch antwoord zorgt ervoor dat de klant weet waar hij aan toe is. Het grootste voordeel is dat je de consument een duidelijk signaal geeft dat je zijn e-mail goed hebt ontvangen en dat je contact met hem zal opnemen. Niet weten wanneer je geholpen gaat worden, is voor sommige klanten zelfs vervelender dan de wachttijd zelf.

 appoint, online agenda, blog, het belang van automatische antwoorden

 

✅  Voordeel 2: Geen onnodige berichten in je mailbox

Lange wachttijden kunnen voor vervelende situaties zorgen. Wanneer een klant weet dat zijn bericht goed is ontvangen, heeft hij geen reden om aan te nemen dat hij niet wordt geholpen en wordt de frustratie tijdens het wachten sterk verminderd. Bovendien verlopen klantengesprekken ook een stuk vlotter. Win-win!

✅  Voordeel 3: Meer tijd

Een automatisch antwoordsysteem geeft je meer tijd om te reageren op vragen zodra ze binnenkomen. Je hebt het eerste antwoord al gestuurd waardoor dit voor een rustgevend gevoel zorgt. Kortom: Het bericht is in goede handen en er is meer tijd om de e-mail op te volgen.

appoint, online agenda, blog, het belang van automatische antwoorden

Conclusie

Automatische antwoorden zijn dé ideale oplossing wanneer het je niet lukt om binnen een korte tijd te reageren. Maar, het mag niet gezien worden als een vervanging voor een gepersonaliseerde reactie. Een automatisch antwoord moet de klant geruststellen en geeft meer tijd om op een gepersonaliseerde manier te reageren wanneer het minder druk is.

Ben jij ook benieuwd hoe Appoint jouw werk uit handen kan nemen? Ontdek het in deze blog!

 

Corona als motor voor de digitale transformatie

Corona als motor voor de digitale transformatie

Het blijft onwerkelijk hoe een virus als corona ons leven beïnvloedt. Covid-19 zette een enorme druk op onze samenleving, maar communiceren tijdens deze pandemie blijft cruciaal. Het gevolg van de lockdown en de afstandsmaatregelen? Digitalisering! Ben jij ook benieuwd hoe de werking van bedrijven is veranderd én hoe de digitalisering daar een rol in speelt? Ontdek het in deze blog! 

Appoint, blog, corona, digitale transformatie, online agenda, afsprakenbeheer

Digitaal is het nieuwe normaal

Intussen is deze transformatie voor veel bedrijven een zeer belangrijke prioriteit geworden. Hoe je het ook draait of keert, de pandemie zette een aantal belangrijke evoluties in gang. Eén daarvan is de grote sprong op vlak van digitalisering. Online vergaderruimtes werden geïntroduceerd, we kochten massaal de webshops leeg én onze sociale contacten vonden plots online plaats. In één vingerknip evolueerden we naar een virtuele wereld. 

De impact op bedrijven

We ervaren het allemaal, de coronapandemie heeft ons dagelijks leven énorm veranderd. De digitalisering schakelt noodgedwongen een versnelling hoger: Veel medewerkers werken vandaag van thuis uit in plaats van op hun gebruikelijke werkplek. Vergaderingen, gesprekken en evenementen vinden online plaats en nieuwe video conferencing platformen werden geïntegreerd zoals Microsoft Teams, Skype, Zoom, etc. Video conferencing is vandaag zowat de enige manier om echt voeling te houden met collega’s en klanten.  

Maatregelen om de uitbraak in te dammen, zoals sociale afstand en thuiswerken, hebben bedrijven echter verplicht om creatief te zijn met hun wervingsprocessen. Velen kiezen daarom voor virtuele methoden, zoals videoconferenties. Het inwerken van nieuwe medewerkers via telewerk hoort intussen ook bij het nieuwe normaal  

 Appoint, blog, corona, digitale transformatie, online agenda, afsprakenbeheer

Videobellen als een pro #AppointTips

Gebruik deze tips & tricks als leidraad voor een kwalitatief videogesprek.  

Stabiel beeld✔️
Zorg ervoor dat je telefoon, tablet of laptop waarmee je videobelt een stabiele ondergrond heeft.  

Houding en afstand tot de camera✔️
Denk na over een gezonde zithouding en zorg ervoor dat je je gesprekspartner jou goed kan zien. 

Zet de camera op ooghoogte✔️
Staat je camera veel lager dan je ogen? Dan kijk je omlaag op beeld. Zet daarom je camera op ooghoogte zodat je in de ogen van        je gesprekspartner kunt kijken.  

Kies een goede achtergrond✔️
Zorg dat je achtergrond niet té veel afleidt 

Het licht zien✔️
Voorzie licht aan de voorkant van je gezicht. Een betere belichting zorgt voor kwalitatiever beeld en voor een professionele indruk. 

Het geluid✔️
Gebruik een koptelefoon, het geluid is namelijk erg belangrijk tijdens het videobellen. 

Conclusie

Wie vandaag nog geen digitaliseringsstrategie heeft, staat voor een grote opgave. De coronacrisis heeft het dagelijks leven goed door elkaar geschud. Veel bedrijven hebben een grote impact gekend én het is (helaas) nog niet voorbij. Ook Appoint blijft inzetten op  digitaal innoveren door online aanwezig te zijn én iedereen op een veilige afstand te blijven helpen.

Lees hier hoe Appoint jouw werk uit handen kan nemen.

Appoint neemt je werk uit handen

Appoint neemt je werk uit handen

Lukt het jou om je agenda steeds 100% nauwkeurig bij te houden? Of heb je overal reminders liggen en loop je zo af en toe wel eens een afspraak mis? Al eens aan een online systeem gedacht om je afspraken te managen? Verlies niet langer kostbare tijd aan het beheren, opvolgen en plannen van je agenda. Laat het afsprakenbeheer over aan Appoint en word opnieuw baas over je eigen agenda.

Zet je dagindeling helemaal naar jouw hand

Appoint is een uitgebreid agendasysteem dat zich flexibel aanpast aan elke organisatie. Met de online agenda van Appoint kan je eenvoudig aangeven wanneer jij beschikbaar bent. De online agenda voorkomt onnodige onderbrekingen én stimuleert een efficiënt afsprakenbeheer.

Elk moment van de dag een afspraak inplannen

Dankzij de automatisatie van Appoint kunnen klanten wanneer ze maar willen een afspraak inplannen. Je hoeft bovendien zelf niets meer te doen om afspraken te bevestigen, dus je kan rustig voortwerken en het online agenda systeem zijn werk laten doen.

Synchroniseer bovendien je agenda met andere softwaretoepassingen waarmee je werkt. Zo heb je alle gegevens die voor jou belangrijk zijn ook steeds up-to-date ter beschikking in je online agenda.

Waarom het online agendasysteem een absolute MUST is

✔️Tijdbesparend
✔️Je vermijdt dubbele boekingen
✔️Gebruiksvriendelijk
✔️Eenvoudig
✔️Telefonische oproepen dalen tot 70%
✔️Aantal klanten stijgt

Geniet van een professioneel afsprakenbeheer

Met Appoint heb je jouw gegevens altijd en overal ter beschikking. Ga meteen aan de slag met een eenvoudig en flexibel afsprakenbeheer. Kies de formule die het best past bij jouw organisatie. >> https://appoint.be/prijzen