Privacy Verklaring

Versie 1.0 – Laatst geüpdated: 07/12/2020

Hartelijk dank voor uw bezoek aan onze website. Wij zijn blij met uw belangstelling in onze producten en dienstverlening, o.a. inzake professioneel afsprakenbeheer.

Bij ons kan u rekenen op een kwalitatieve service. De bescherming van uw persoonsgegevens is hierbij uiterst belangrijk voor ons. Wij stellen alles in het werk om uw privacy te beschermen en ervoor te zorgen dat u uw persoonsgegevens veilig aan ons kunt toevertrouwen. Zo gaan wij steeds op een veilige en discrete manier om met uw persoonsgegevens, en werden passende beveiligingsmaatregelen genomen om verlies, wijzigingen, toegang door onbevoegden en/of elke andere onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Wij willen daarnaast ook transparant zijn over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en wat wij met uw persoonsgegevens doen. Dit leest u in deze privacyverklaring.

  1. Wie zijn wij?

De website van Appoint, https://appoint.be/,  wordt uitgebaat door APPOINT BV, met zetel gelegen te Weg naar Zwartberg 18/2, 3660 Oudsbergen en met ondernemingsnummer 0676.765.436, (hierna, “Appoint”, “wij” of “we”).

U kan ons steeds bereiken via de volgende contactgegevens:

Appoint BV – Pascal d’Helft
Weg naar Zwartberg 18/2
3660 Oudsbergen
+32 (0)89 390839
info@appoint.be

Wij verwerken uw persoonsgegevens steeds volgens de geldende wettelijke bepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna, de “AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving.

  1. Enkele begrippen toegelicht

Onder het begrip “persoonsgegevens” wordt begrepen alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de “betrokkene”). Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd op basis van één of meerdere elementen. Tot die elementen behoren bijvoorbeeld uw naam, voornaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook uw IP-adres.

Het begrip “verwerken” is heel ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren en wissen van gegevens.

  1. Verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens (“verwerkingsverantwoordelijke”)

Appoint is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Zij is, zoals de wet het noemt, de “verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens. Dit betekent concreet dat Appoint het doel en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens vaststelt.

  1. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen onder meer persoonsgegevens wanneer u:

  • onze website gebruikt;
  • de chatfunctie op onze website gebruikt;
  • een product of dienst van ons bestelt en in dat kader met ons communiceert;
  • een offerte op onze website aanvraagt;
  • een online demo boekt;
  • verzoekt voor support op afstand;
  • ons belt om een storing te melden of een specifieke vraag te stellen over de agenda-software;
  • toestemming geeft dat wij uw Google-gebruikersgegevens mogen raadplegen, opslaan, gebruiken en/of delen. Er wordt steeds meegedeeld welke gegevens er zullen worden verwerkt en voor welke doeleinden;
  • ons volgt via sociale media (bv. Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram);
  • ons op een andere wijze contacteert (bv. telefonisch, per post of per e-mail).

In titel 5 leest u welke persoonsgegevens we precies verwerken, voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond.

Wij maken ook gebruik van cookies en plugins hoofdzakelijk om onze website permanent te optimaliseren voor de gebruikers. Voor meer specifieke informatie over de cookies en plugins die wij gebruiken kan u onze cookie policy raadplegen.

Wij beogen geen persoonsgegevens te verzamelen van personen jonger dan 13 jaar. Deze jongeren mogen zonder toestemming van de persoon die de ouderlijke verantwoordelijkheid over hen draagt, geen persoonsgegevens aan ons doorgeven of een toestemmingsverklaring afgeven.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom en gebaseerd op welke rechtsgrond?

In onderstaande tabel leest u: welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken (kolom 1), waarom wij dit doen (de ‘doeleinden’) (kolom 2) en  op welke rechtsgrond de verwerking is gebaseerd (kolom 3).

Elke verwerking van uw persoonsgegevens gebeurt immers voor één of meerdere specifieke doeleinden.

Daarnaast is er steeds een aantoonbare rechtsgrond voor elke verwerking. De toepasselijke rechtsgrond, die u terugvindt in de derde kolom ‘rechtsgrond’, heeft de volgende betekenis:

  • ‘Toestemming’: u heeft toestemming gegeven voor de verwerking van persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;
  • ‘Gerechtvaardigde belangen’: de verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van de afgewogen gerechtvaardigde belangen van Appoint of van een derde;
  • ‘Overeenkomst’: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent;
  • ‘Wettelijke verplichting’: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons als verwerkingsverantwoordelijke rust.
Categorieën van persoonsgegevens Doeleinden Rechtsgrond
Identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, (facturatie)adres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres en IMEI-code), taalkeuze, betalingsgegevens, betaalkeuze Uitvoering van uw bestelling voor onze producten of diensten (met inbegrip van facturatie) en communicatie met u in het kader van uw bestelling Overeenkomst
Identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsgegevens, IP-adres en IMEI-code), alsook uw vraag  en/of klacht, offerte of boeking van de demo Service voor, tijdens of na de levering of dienstverlening en klachtenbehandeling, wanneer u een online demo boekt of wanner u een offerte op onze website boekt Overeenkomst
E-mailadres, klacht, telefoonnummer Voor de behandeling van storingsmeldingen of specifieke vragen over de agenda-software Toestemming
Identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, adres, telefoonnummer) Voor de behandeling van uw bericht wanneer u ons op een andere wijze contacteert (bv. telefonisch, per post of per e-mail) Toestemming
Uw gegevens van uw sociale mediaprofiel, IP-adres en IMEI-code Om u te identificeren op sociale media (bv. Twitter, Facebook, LinkedIn, Instagram) Toestemming
Identificatie- en contactgegevens (naam, voornaam, IP-adres en IMEI-code), taalkeuze Om met u te kunnen chatten Toestemming
IP-adres en IMEI-code Om u een goede gebruikservaring van onze website te verzekeren Gerechtvaardigde belangen
Kopie van de voorkant van je identiteitskaart Om uw identiteit te kunnen nagaan bij een verzoek tot uitoefening van uw rechten Wettelijke verplichting
Naam, voornaam, rechtspersoonlijkheid, BTW- of ondernemingsnummer, professionele bankgegevens, overschrijvingsgegevens Wij hebben een aantal juridische verplichtingen waarvoor de verwerking van uw persoonsgegevens vereist is Wettelijke verplichting

Waar nodig, geven wij aan welke persoonsgegevens verplicht te verstrekken zijn.  Indien u nalaat deze persoonsgegevens met ons te delen, kunnen wij u mogelijk niet de gewenste producten diensten aanbieden.

Het gebruik van informatie door Appoint, dewelke is ontvangen via Google API’s, zal voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik van deze data.

  1. Uw privacyrechten

Om u meer controle te geven over de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over heel wat rechten. Deze rechten zijn, onder andere, vastgelegd in artikelen 15-22 AVG.

U beschikt over de volgende rechten:

  • Het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken (art. 15 AVG):

U heeft het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet uw persoonsgegevens verwerken. Als wij ze verwerken, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens in te kijken en geven wij u bepaalde bijkomende informatie hierover.

Als wij u geen toegang kunnen geven tot uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld omwille van wettelijke verplichtingen), laten wij u weten waarom dat niet mogelijk is.

Ook kan u een kosteloze kopie, in een begrijpelijke vorm, verkrijgen van de persoonsgegevens die wij van u verwerken. Let wel, wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die u opvraagt.

  • Het recht op vergetelheid of om ons te vragen om uw persoonsgegevens te wissen (art. 17 AVG):

U kan ons in bepaalde gevallen vragen om uw persoonsgegevens te wissen. In dit geval dient u er evenwel rekening mee te houden dat wij u mogelijk niet meer de gewenste diensten zullen kunnen aanbieden. Houd er ook rekening mee dat er omstandigheden zijn waarin u dit recht niet kan uitoefenen. We zullen u daarover informeren in ons antwoord op uw verzoek.

  • Het recht op rectificatie en aanvulling (art. 16 AVG):

Wanneer uw persoonsgegevens onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kan u ons vragen om deze onjuistheden of onvolledigheden te laten verbeteren.

  • Het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (art. 20 AVG):

Ook heeft u het recht om, onder bepaalde voorwaarden, de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt voor de uitvoering van de overeenkomst of waarvoor u toestemming heeft gegeven, door ons te laten overdragen aan  een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover het technisch mogelijk is, bezorgen wij uw persoonsgegevens rechtstreeks aan de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.

  • Het recht op beperking van de verwerking (art. 18 AVG):

In bepaalde gevallen heeft u ook het recht om aan ons te vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  • Het recht van bezwaar (art. 21 AVG):

U kan op grond van uw bijzondere situatie en in bepaalde omstandigheden, bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. In dergelijke gevallen zullen wij uw persoonsgegevens niet verder verwerken.

  • Het recht om uw toestemming in te trekken (art. 7 AVG):

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken op eenvoudig verzoek.

  1. Uitoefenen van uw rechten

Om deze rechten uit te oefenen kan u ons steeds per e-mail contacteren op het volgende e-mailadres: info@appoint.be.

Om uw identiteit te kunnen nagaan vragen wij u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart mee te sturen. Dit doen wij om ervoor te zorgen dat derden geen inzage krijgen in uw gegevens en ze op die manier vertrouwelijk te houden, in overeenstemming met de bepalingen uit de AVG.  Van zodra wij deze informatie hebben ontvangen, leveren wij de nodige inspanningen om uw verzoek binnen de wettelijke termijn van 1 maand te beantwoorden. We bewaren geen kopie van de identiteitskaart, maar controleren enkel uw identiteit, waarna deze gegevens onmiddellijk worden gewist.

U kan al deze rechten kosteloos uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld vanwege het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht om u een redelijke vergoeding aan te rekenen of te weigeren om gevolg te geven aan je verzoek.

  1. Doorgeven aan derden

Wij zullen uw persoonsgegevens uitsluitend doorgeven aan derden conform de wettelijke bepalingen, wanneer u daarvoor toestemming heeft verleend of wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening.

Verder geven wij geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij wij hiertoe verplicht zijn op basis van dwingende wettelijke bepalingen (bv. doorgifte aan externe organen, zoals toezichthoudende of rechtshandhavingsinstanties).

  1. Categorieën van ontvangers

Binnen onze onderneming zien wij erop toe dat uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor personen die deze nodig hebben om te voldoen aan de contractuele en wettelijke verplichtingen.

In bepaalde gevallen worden wij bij het uitvoeren van onze taken ondersteund door externe dienstverleners (bijvoorbeeld IT-dienstverleners, betalingsdienstverleners, etc.). Met betrekking tot gegevensbescherming is er met al deze dienstverleners een overeenkomst afgesloten om erop toe te zien dat zij uw persoonsgegevens veilig, respectvol en als een goede huisvader beheren.

  1. Doorgiften aan derde landen

We geven uw persoonsgegevens uitsluitend door aan verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken in derde landen, voor zover we hiertoe wettelijk gerechtigd zijn of indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Voor zover dergelijke doorgiften nodig zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens in hoge mate worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER rechtmatig plaatsvinden. Indien er een doorgifte plaatsvindt naar een land buiten de EER, waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat het land een passend niveau van bescherming biedt, is de doorgifte steeds onderworpen aan een overeenkomst die voldoet aan alle vereisten voor doorgiften aan derde landen, zoals de goedgekeurde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn vastgesteld door de Europese Commissie.

  1. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij hebben alle redelijke en passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen toevallige dan wel opzettelijke manipulatie, verlies, vernietiging of toegang door onbevoegde personen. Zo bewaren wij uw persoonsgegevens steeds op een beveiligde plaats zodat derden geen toegang hebben tot uw persoonlijke gegevens.

  1. Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang deze noodzakelijk zijn voor verwezenlijking van het beoogde doel. Houd er rekening mee dat tal van (wettelijke) bewaartermijnen ertoe leiden dat persoonsgegevens mogelijk enige tijd opgeslagen (moeten) blijven. Voor zover geen bewaarplicht bestaat of nadat de bewaarplicht is verstreken, worden uw gegevens gewist.

Daar komt bij dat wij persoonsgegevens langer kunnen bewaren als u ons hiervoor uw toestemming heeft verleend of als wij redelijkerwijze inschatten deze gegevens nog nodig te hebben in het kader van een rechtsvordering. In dat laatste geval gebruiken we bepaalde persoonsgegevens mogelijk als bewijsmiddelen. Met het oog hierop bewaren we bepaalde persoonsgegevens overeenkomstig de wettelijke verjaringstermijn, die in de meeste gevallen tien jaar bedraagt.

Klachten?

We doen ons uiterste best om uw persoonsgegevens te beschermen. Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kan u dit aan ons melden via onze contactgegevens, zodat wij hier zo snel mogelijk aan kunnen tegemoetkomen.

U kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De autoriteit die toezicht houdt op onze organisatie is de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Website:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

Heeft u nog vragen?

Dan mag u steeds contact met ons opnemen via telefoon, e-mail of per brief. Wij beantwoorden graag uw vragen.

Wijzigingen

Om tegemoet te komen aan feedback of om veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen, kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van deze verklaring te raadplegen op onze website.